Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Piellokas Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 31.1.2019. Tietoja päivitetty 18.2.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Piellokas Oy, Tikinmaantie 65, 37630 Valkeakoski, Y 173 9035-9. www.piellokas.fi, info@piellokas.fi.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Erkki Penttilä, info@piellokas.fi, 040 511 1294.
3. Rekisterin nimi
Piellokas Oy – asiakasrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on esimerkiksi asiakassuhde, työsuhde tai joissain tapauksissa henkilön suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat: asiakkaan tilausten käsittely ja toimitus tai palvelun tuottaminen asiakkaalle, toiminnan ja palveluiden sekä käyttäjä-kokemuksen kehittäminen, asiakassuhdeviestintä ja asiakassuhteen ylläpito, laskutus (ml. maksujen valvonta ja perintä), oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen (mm. kirjanpitolain osalta), suoramarkkinointi asiakkaalle postitse, sähköpostitse ja puhelimitse.
Piellokas Oy oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mahdolliset erityisruokavaliot, lääkitykset ja allergiat, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot kuten asiakaspalaute.
Alaikäisiltä kerätään huoltajan yhteystiedot (nimi ja puhelinnumero).
Matkoihin, retkiin ja leireihin liittyvät henkilö- ym. tiedot poistetaan rekisteristä 30 vrk:n kuluttua matkan, retken tai leirin päättymisen jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, majoituskorteista, ostotilanteista, verkkokaupasta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa tai laki edellyttää.
Jos palvelun tuottaminen tai laki edellyttää, rekisterin pitäjä voi luovuttaa välttämättömät tiedot mm. seuraaville kolmansille osapuolille: matkanjärjestäjät, majoitusliikkeet, taloushallintokumppanit, sähköisten palveluiden tuottajat ja viranomaiset.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (esim. sähköpostitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjapitolaissa (luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)